目次
初めて中小企業を経営するのは、刺激的で、時には圧倒されるようなプロセスです。マーケティングやプロモーションから顧客サービスに至るまで、管理しなければならないタスクが数多くあるため、メール転送システムの設定は、スタートアップを成功させるには困難だが不可欠なステップの 1 つのように思えるかもしれません。良いニュース？そうである必要はありません！このブログ投稿では、メール サービスをすぐにセットアップして実行できるようにする方法を段階的に説明します。これにより、お客様は代わりにビジネスの成長に集中できるようになります。
あなたは新しいビジネス オーナーであり、飛躍して顧客とのつながりをさらに深める準備はできていますか?メール転送の設定は、受信した通信に簡単にアクセスできるようにするために不可欠です。今日では、オンラインでの存在感は物理的な施設を持つことと同じくらい重要です。したがって、すべての連絡先の詳細が Web 上で簡単に見つけられるだけでなく、完全に機能することを確認することが重要です。このブログ投稿では、中小企業向けにメール転送を設定する方法を説明します。
メール転送
メール転送 は、実際の所在地とは異なるアドレスにメールを送信できるサービスです。メール転送を使用すると、メールは特定の転送アドレスに送信され、自宅や会社の住所などの希望の場所にリダイレクトされます。このサービスは、頻繁に移動する人、頻繁に旅行する人、または郵送先住所とは異なる場所でビジネスを運営する人に便利です。メール転送を使用して複数のメールボックスを 1 つに統合することもできるため、中央の場所からのメールの管理が容易になります。
郵便局
郵便局は、郵便や小包のさまざまな配達サービスに加え、切手、為替、私書箱の販売などのその他の郵便サービスを提供する政府運営の施設です。米国を含む多くの国では、郵便局は中央政府によって運営されており、郵便事業の一部となっています。郵便局は多くの場合、市庁舎や裁判所などの公共の建物内にあり、通常の営業時間内に営業しています。郵便局は、基本的な郵便サービスの提供に加えて、パスポートの処理や物品の発送などの追加サービスも提供する場合があります。
米国郵便公社
米国郵便公社 (USPS) は、米国における郵便サービスの提供を担当する連邦政府の独立機関です。 USPS は国内最大の民間雇用主の 1 つであり、2021 年時点で従業員数は 60 万人を超えています。
USPS は 1971 年に米国郵便局に代わって設立されました。この機関は、米国全土の家庭および企業への郵便および小包の配達サービス、および国際郵便サービスの提供を担当しています。 USPS は、郵便物や小包の配達に加えて、切手、郵便為替、その他の郵便商品の販売や、私書箱や郵便物の転送などのサービスも提供しています。
USPS は自己資金で運営されています。つまり、運営のために納税者からの資金は受け取っていませんが、代わりに郵便料金やその他の郵便商品から得られる収入で運営されています。デジタル通信を利用する人が増え、民間の配送会社が荷物配送市場で大きなシェアを占めるようになったことで、同庁は近年財政難に直面している。こうした課題にもかかわらず、USPS は依然として国のインフラの重要な部分を占めており、毎日何百万人ものアメリカ人に重要なサービスを提供しています。
地元の郵便局
地方郵便局は、米国郵便公社 (USPS) が運営する物理的な施設で、特定の地理的エリアの居住者にさまざまな郵便および小包の配達サービスを提供します。地元の郵便局は、多くの場合、市庁舎や裁判所などの公共の建物内にあるほか、商業地域や住宅地の独立した建物内にもあります。
地元の郵便局では、顧客は切手の購入、郵便物や荷物の発送、私書箱のレンタルのほか、郵便物の転送や備品の発送などのその他の郵便サービスを利用できます。地元の郵便局でも、パスポート処理サービスやその他の政府関連サービスを提供している場合があります。
地元の郵便局は、基本的な郵便サービスを提供するだけでなく、地域の重要な集まりの場所としても機能し、住民が互いにつながり、交流するための中心的な場所を提供します。地元の郵便局の多くは、食料、水、その他の必需品の配送センターとして、自然災害などの緊急事態にも重要な役割を果たしています。
メールセキュリティ
メールのセキュリティは、メールを送受信する個人や企業にとって重要な懸念事項です。メールには財務諸表、個人識別書類、企業専有情報などの機密情報が含まれている可能性があり、盗難や詐欺のターゲットになる可能性があります。メールのセキュリティを向上させるために実行できる対策は次のとおりです。
- 安全な郵送オプションを使用する: 重要なメールを送信する場合は、内容証明郵便、書留郵便、または追跡と配達確認ができるその他の安全な郵送オプションの使用を検討してください。
- メールボックスを保護する: メールボックスが安全でロックされていることを確認し、定期的に空にしてください。長期間ご不在となる場合は、郵便局でのお預かりや郵便転送サービスのご利用をご検討ください。
- 機密文書をシュレッダーにかけます: クレジット カードのオファーや銀行取引明細書などの機密情報が含まれる郵便物を廃棄する場合は、廃棄する前に必ず文書をシュレッダーにかけてください。
- 仮想メールボックスを使用します。 仮想メールボックス は、物理的なメールボックスを必要とせずに、オンラインでメールを受信および管理できるサービスです。これは、頻繁に移動する個人や企業、または物理的な住所を非公開にしたい場合に適したオプションとなります。
- 詐欺に注意してください:一方的なメール、特に個人情報を要求したり、送金や個人情報の提供などのアクションを要求したりするメールには注意してください。詐欺師は、メール詐欺やフィッシング詐欺を通じて個人情報を取得しようとする可能性があります。
全体として、これらの手順を実行することで、メールや個人情報を盗難や詐欺から保護することができます。個人的およびビジネス上の利益を守るためには、メールのセキュリティについて警戒し、積極的に取り組むことが不可欠です。
郵便物の盗難
メールの盗難は、経済的損失、個人情報の盗難、その他の種類の詐欺につながる可能性がある重大な犯罪です。メールの盗難を防ぐためのヒントをいくつか紹介します。
- メールをすぐに取得する: メールが配信されたら、できるだけ早くメールボックスからメールを取得します。メールボックスに郵便物を長期間放置すると、盗難の危険がさらに高まる可能性があります。
- ロックされたメールボックスを使用する: 不正なアクセスを防ぐために、ロックされたメールボックスを使用します。路上にメールボックスがある場合は、鍵でのみアクセスできるロック付きメールボックスの使用を検討してください。
- 私書箱を使用する: 郵便物の盗難が心配な場合は、地元の郵便局から私書箱をレンタルすることを検討してください。これにより、メールのセキュリティをさらに強化できます。
- 郵便で現金を送らないでください: 現金は盗難の可能性が高いため、郵便で送ることは避けてください。代わりに小切手または郵便為替を使用してください。
- Informed Delivery にサインアップする: Informed Delivery は、USPS が提供する無料サービスで、その日に郵便受けに配達される郵便物のスキャン画像を含む電子メールを毎朝送信します。これは、メールを追跡し、紛失したメールがあるかどうかを検出するのに役立ちます。
- 不審な活動を報告する: 郵便受けの周囲で不審な活動に気付いた場合、または郵便物が盗まれたと思われる場合は、すぐに警察と USPS に報告してください。
これらの手順を実行すると、メールを盗難から保護し、メール関連の詐欺の被害者になるのを防ぐことができます。用心深く、個人情報および財務情報を保護するための措置を講じることが重要です。
メール転送設定のステップバイステップガイド
メール転送は、メールを効果的に管理する必要がある中小企業にとって不可欠なサービスです。在宅勤務している場合でも、頻繁に旅行している場合でも、複数の場所で業務を行っている場合でも、メール転送を使用すると、ビジネスメールを適切な場所に適切なタイミングで確実に配信できます。このブログ投稿では、中小企業向けにメール転送を設定するためのステップバイステップ ガイドと、このサービスを効果的に使用するためのヒントをいくつか提供します。
– メール転送サービスを選択する
メール転送を設定する最初のステップは、信頼できるメール転送サービスを選択することです。柔軟なプラン、幅広い転送オプション、安全なメール処理手順を提供するプロバイダーを探してください。
– アカウントをセットアップする
メール転送サービスを選択したら、アカウントを作成する必要があります。これには通常、名前、住所、連絡先の詳細などの基本情報の提供が含まれます。運転免許証やパスポートなどの身分証明書の提示が必要になる場合もあります。
– 転送アドレスを選択してください
メール転送サービスでは、さまざまな転送アドレスから選択できます。これらの住所は、ニーズに応じて、異なる都市または州にある場合があります。あなたとあなたのビジネスにとって便利な住所を選択してください。
– 転送設定をセットアップする
転送アドレスを選択したら、転送設定を行う必要があります。これには、転送スケジュールの選択 (毎日、毎週、オンデマンドなど)、メールの転送方法の選択 (スキャンして電子メールで送信する、または物理的に郵送するなど)、特別な指示や要求の設定が含まれる場合があります。
– メールの受信を開始する
上記の手順を完了すると、メールの受信を開始できるようになります。メール転送サービスは、設定に従って、選択したアドレスへのメールの転送を開始します。手紙への返信、請求書の支払い、重要な書類の提出など、必要に応じてメールを管理できます。
メール転送を効果的に使用するためのヒント
– 転送アドレスを常に最新の状態に保ってください
メールが正しい場所に確実に届けられるように、転送先アドレスを最新の状態に保つことが重要です。事業所を移転または変更した場合は、必ず郵便転送サービスの転送先アドレスを更新してください。
– 処理時間に注意する
メール転送サービスは通常、メールの処理と転送に数日かかります。これらの処理時間に注意し、それに応じて計画を立ててください。緊急のメールや時間制限のあるメールが必要な場合は、より高速な転送オプションへのアップグレードを検討してください。
– 仮想メールボックスの使用を検討する
仮想メールボックスは、オンラインでメールを表示および管理できるデジタル メールボックスです。これは、主にオンラインで運営している中小企業や、遠隔地の従業員を多く抱えている中小企業にとって便利なオプションとなります。
– 機密情報には注意してください
財務諸表や法的文書などの機密情報を転送する場合は注意してください。メール転送サービスが機密情報を保護するための安全な処理手順を備えていることを確認してください。
結論
結論として、メール転送は、メールを効果的に管理する必要がある中小企業にとって価値のあるサービスです。上記の手順に従い、メール転送のヒントを使用すると、ビジネス メールが適切な場所に適切なタイミングで確実に配信されます。信頼できるメール転送サービスを選択し、アカウントを設定し、転送アドレスを選択し、転送設定を設定して、今すぐメールの受信を開始してください。
